経理処理で使う「伝票」
「伝票」とは、仕訳を記録するための用紙のことです。
この伝票には基本的に「振替伝票」、「入金伝票」、「出金伝票」の3種類があります。
それぞれ以下の使い方をします。
・振替伝票：1つの取引から生じる2つの動きを借方、貸方に記入し、仕訳をそのまま記録する。
→すべての取引を処理することができる
・入金伝票：会社に現金が入ってきた場合に使う。現金取引の相手先となる勘定科目や金額を記入するだけで良い。（罫線や文字が赤色の伝票）
→入金のためにしか使えないが、記入が簡単。
・出金伝票：会社から現金が出ていった場合に使う。現金取引の相手先となる勘定科目や金額を記入するだけで良い。（罫線や文字が青色の伝票）
→出金のためにしか使えないが、記入が簡単。
上記の伝票を使って仕訳を作成しています。
経理が使う「帳簿」
主要簿と補助簿
帳簿とは、作成した仕訳を勘定科目別に集計した物を言います。
この帳簿ですが、大きく分けて2つあり、中心的な使われ方をする「主要簿」と補助的な使われ方をする「補助簿」に分かれています。
主要簿には「仕訳帳」、「総勘定元帳」などが該当し、補助簿には「現金出納帳」や「売掛帳」などが該当します。
取引全体を処理して集計を行い、貸借対照表や損益計算書を作成するためには主要簿があれば可能ですが、それ以上の詳細を知るために補助簿が用いられています。
帳簿の役割
すべての取引は仕訳伝票によって仕訳計上され、伝票から主要簿への転記と同時に補助簿にも転記されます。
そして、総勘定元帳から勘定科目別の残高が合計残高試算表に集計され、精算表に形を変え、最終的に貸借対照表と損益計算書が作成されます。
このように、帳簿は日々の取引とその結果である貸借対照表と損益計算書をつなぐという非常に重要な役目を負っていることになります。
転記や集計はどうやっているの？
先ほどの説明でさらっと「転記する」や「集計する」といった表現が出てきましたが、具体的にはどのようにしているのでしょうか。
現在の経理の現場では、まず間違いなくコンピュータに数値を入力し、自動的に転記、集計が行われています。
昔は紙の伝票に記入し、そろばんを使って計算、集計して帳簿に転記ということが行われていたため、字のきれいさやそろばん術が高い人が重宝されていたそうですが、現在はITスキルの高い人が求められています。
ここまでの基本事項ではエクセル等を使う場面は出てきませんが、この後の分析作業では必ずといって良いほどエクセルを使うので、今の時代はどの職種であってもITスキルアップが必要になります。
