あらゆる情報を集めるのだ
前回お話ししました経理の重要な3つの役割につきまして、そのどれについてもついて回るのが情報収集です。
例えば、「①各部署から情報を収集し、会計上、税務上問題とならないようにチェック、アドバイスを行う。」を実施するためには少なくとも下記の情報収集が必要となります。
1．最新の会計基準について、自社における影響と今後影響しそうな内容を把握する
2．最新の税制改正について、自社における影響と今後影響しそうな内容を把握する
3．各部署で実施している業務内容について、ある程度の内容を把握する
4．各部署でこれから実施しようとしている内容について、ある程度の内容を事前に把握する
上記のように、会計基準や税制で定められている基準に沿った処理を実施するためには、事前に会社で発生している業務の内容を把握し、基準から外れた処理とならないかを判断する必要があり、そのためには判断の根拠とするための材料の収集が欠かせません。
この辺を適当にしてしまうと、監査法人から受ける監査や税務署から受ける税務調査で大きな指摘をされ、税務調査であれば追徴課税等の負担をすることになってしまいます。
会社を守るためにはこの情報収集は必須事項となります。
情報は組み合わせることが前提
当然前述のような情報収集のみでは足りず、そこで得た情報を組み合わせて適切な会計処理の実施、税務上不備のないような業務実施となるように該当部署と連携することが重要となります。
新規プロジェクトの概要と会計基準を組み合わせることで、会計処理に必要な情報を毎月提供してもらうように依頼したり、やってはいけない行動を事前に指摘することができるようになります。
簡単な例となりますが、広報部門がお客様に配る用の社名入りボールペンを制作することを考えている場合、次のような情報を入手し、その情報を会計基準と組み合わせて運用面の注意事項を伝える必要があります。
①いつ何本のボールペンを制作するのか
②それにはいくらくらいかかるのか
③そのボールペンは月に何本くらい配り、在庫としてはどのくらい月どのくらいを想定しているのか
↓
・会計基準上は使用していない部分は費用として認められないため、制作費は在庫として資産計上し、毎月使用した分のみ費用計上する
→毎月配布した本数と在庫本数を記載した管理表を提出してもらう。
このように入手した情報を組み合わせ、適切な会計処理を実施するために必要な別の情報を入手することも考えることが必要となります。
情報はどうやって入手するのか
前述の通りあらゆる情報を入手し、それを活用して目的を達成するのが経理の役割を全うするために必要なことなのですが、その情報はどのように入手すれば良いのでしょうか。
もちろんそれぞれの会社によって事情は異なると思いますが、根本的には大きく変わらないと思います。
①社内の人間から信頼される
②社外の人間から信頼される
これにつきると私は考えています。
どのように信頼されるのかについては別の項目でお話ししたいと思いますが、それぞれについてどのような意味があるかを説明します。
まず①ですが、社内の人間に信頼されることで相談しやすい雰囲気を作ることができ、事前に話を持ってきてもらい、必要な情報がとれるように依頼することができるようになります。
信頼されていないと何事も後手後手となってしまい、後で苦労することになります。
続いて②ですが、主に監査法人との関係において、何か新しい業務を始める前に監査法人に相談し、問題ない処理だと確認して実行することができるようになります。
ここで信頼関係があれば、あらゆる方法の中でより負担の少ない会計処理を提案してもらえたり、これから発生しそうな問題点について事前に指摘してもらえる可能性が出てきます。
このように、社内外に対して信頼関係を築くことはその後の負担を減らす最も良い手段であると私は思います。
